Ne engedd, hogy elhatalmasodjon a munkahelyi stressz

Ne engedd, hogy elhatalmasodjon a munkahelyi stressz

Készíthetünk válságkommunikációs tervet, átalakíthatjuk a projecteket, tehetünk bármit, egy cég akkor is csak akkor fog igazán jól működni, ha a vezetők és az alkalmazottak egyaránt jól érzik magukat.

A koronavírus miatt a dolgozók többsége vagy otthoni munkára kényszerült vagy valamilyen szigorított munkakörnyezetben kell folytatniuk a munkát. Azokra a dolgozókra, akik a négy fal közé lettek zárva állandó nyomást gyakorol az egyedüllét, a megváltozott munkarend és azok a technikai problémák, amelyeket az otthoni munkavégzés idézett elő.

Legalább ekkora stressznek vannak kitéve azok az alkalmazottak is, akiknek nap mint nap be kell járniuk a munkahelyükre, kockáztatva az egészségüket a nagyobb mértékű személyes kapcsolattartás miatt.

Illetve természetesen nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy rengeteg munkahely áll a megszűnés fenyegetettségében, melynek gondolata önmagában óriási terhet ró mindenkire.

Tartós stressz hatására az emberi figyelem, a teljesítőképesség, a hatékonyság, a pontosság romlik, hosszú távon az egészségre is súlyos hatással lehet. Ennek oka, hogy a stressz alapvetően azt a célt szolgálja, hogy az embert egy olyan állapotba hozza, amelyből könnyű a menekülés: adrenalin és kortizol termelődik, a test több glükózt állít elő, hogy még több energia álljon rendelkezésre. Ez hasznos, ha az ember rablótámadás elől szeretne menekülni, hosszútávon azonban ez a megfeszült állapot számtalan egészségügyi problémához vezet. (Kezdve a fejfájástól, a különböző görcsökön át a szív- és érrendszeri problémákig.)

Talán említeni sem kell, hogy ez milyen negatívan hat a munkahelyi teljesítményre és milyen fontos a mielőbbi cselekvés.

Mit lehet tenni a munkahelyi stressz ellen krízishelyzetben?

A legfontosabb természetesen a folyamatos, őszinte, empatikus kommunikáció. Ne csak azért fordulj az alkalmazottadhoz, hogy közvetítsd felé a következő feladatot, hanem kérdezd meg, hogy van, hogy birkózik meg a jelenlegi helyzettel. Mondd el neki őszintén, hogy milyen hatással van és lehet a koronavírus járvány okozta krízis az ő helyzetére és mit lehet tenni a kockázatok minimalizálásáért.

Próbáld megtartani a megszokott szintű elvárásokat, ne növeld és ne csökkentsd a feladatokat, hiszen több munka esetén még nagyobb lesz a nyomás, a kevesebb feladat pedig szintén a munkakör megszűnésének gondolatát ébresztheti.

Fontos, hogy ne csak az alkalmazottak jól létére, hanem a sajátodra is ügyelj. Ahhoz, hogy tiszta fejjel, nyugodtan tudj dolgozni, magadat is meg kell kímélned a túlzott nyomástól. Tarts megfelelő mennyiségű pihenőt és ami a legfontosabb, hogy beszéld meg a problémákat, ne egyedül akarj mindent megoldani.


Csak óvatosan!

Csak óvatosan!

Mint tudjuk a jelenleg kialakult helyzet miatt gazdasági visszaesés tapasztalható közel minden szektorban. Sok gazdasági elemző szerint az érdemi javulás 2021-től várható. A piaci szereplők kivárnak, bizonytalan a pénzügyi szektor és nincs ezzel másképp a termelési szegmens sem.

Bár történtek gazdaság élénkítő intézkedések az állam részéről, sajnálatosan sok cég választja a tömeges elbocsájtást mint megoldást, hogy valamelyest kompenzálja a hiányokat.

Mindenki tudja, hogy a jelenlegi helyzet mindenkit próbára tesz. Tudjuk, hogy a fizetések csökkentése nehezen kivitelezhető, de ha egy csoport közösen határozza el magát, hogy önkéntesen lemond bizonyos százalékáról a jövedelmének, alternatív megoldást jelenthet. Itt most nem térnék ki a kollektív szerződésekre, de egy cégen belüli felmérés után lehet következtetni, hogy ki, melyik lehetőséget választaná. Vagy megszűnik a munkaviszony, vagy meghatározott ideig csökkentet bér kerül kifizetésre, amit egy üzemi tanáccsal, illetve egyes szakszervezeteket bevonva érvényesíteni lehetne. Igen, ez egy rögösebb út, de dolgozói szemmel még mindig biztosabb lehet, mint a munkanélküliség.

Ha végképp nincs más megoldás, és nem tudjuk megtartani dolgozóinkat, tegyük azt racionálisan, olyan érveket felsorakoztatva, amely a jövőben megkönnyíti a cég fellendülését. Hogy miért is adtam ezt a címet ennek a cikknek?

Az nem más, mint a tudásbázis, a lojalitás, elkötelezettség!

Egy cégen, szervezeten belül, legyen az bármelyik szegmens (fizikai vagy szellemi dolgozó), ezen három alapelv mindenhol megtalálható.

  • Tudásbázis:

A tudásbázis elengedhetetlen egy cég életében. Vannak olyan emberek, akik tisztában vannak a folyamatok, termelési igények, produktivitás minden fortélyával, legyen az egy gyártósoron lévő összeszerelő munkatárs, vagy egy autóipari konstruktőr.

Határozzunk meg kulcspozíciókat, kulcsembereket, akiknek a pótlása igen sok időt venne igénybe. Törekedjünk arra, hogy a tudás megosztott legyen. Ahol az információk többsége egy kézben van, ott nagyobb a kitettség. Egy ilyen ember elvesztése a jövőben hatalmas anyagi károkat szülhet. Legyen az csak a betanulási idő, vagy rosszabb esetben, a dolgozó által elkövetett hibák, esetleg selejt.

Mivel nem biztos, hogy elsőre megtaláltuk az ideális jelöltet, így ez a kár sokszorozódhat. Ezek az összegek pozíciótól függően több millió forintos nagyságrendűek lehetnek, de rengetegszer találkozhatunk extrém esetekkel is, mint például egy gépi forgácsoló operátor, aki nem megfelelően kezelte a gépet, ezzel összetörte azt. Egy ilyen gép javítása több tíz millió forintba is kerülhet, ez egy dolgozó több éves fizetése.

  • Lojalitás:

Vannak olyan beosztottak, akik nem érzik jól magukat a munkakörnyezetükben, elégedetlenek a fizetésükkel, a vezetőjükkel, az irányelvekkel, és még lehetne sorolni. Az ilyen beosztottak munkaminősége, hatékonysága, vagy csak a ténylegesen munkával töltött idejük nagyban eltérhet a kiegyensúlyozott társaikkal szemben. Mivel a produktivitásuk kevesebb, így előfordulhat, hogy egy bizonyos pozícióra több alkalmazott áll rendelkezésre. Törekedjünk arra, hogy a problémák felszínre kerüljenek, és megfelelően ösztönözzük a munkavállalót.

  • Elkötelezettség:

Valamilyen szinten rokonságot élvez a lojalitással, de ezzel visszakanyarodnék bevezetőm második felére. Egy olyan munkatárs, aki hajlandó önként lemondani fizetése bizonyos százalékáról azért, hogy a cég megőrizhesse versenyképességét, talpon tudjon maradni, a jövőben is valószínűsíthető, hogy rugalmasabban kezeli a cég által meghozott döntéseket, kooperatívabban áll a feladatok elvégzéséhez. Ne felejtsük, a beosztottakat ne utasítsuk, hanem kérjük!

Záró szóként, ha az elbocsájtás mellett döntünk, tegyük azt humánusan! Bárkinek nagy traumát okozhat egy ilyen lépés, főként a jelenlegi gazdasági helyzetben. Törekedjünk az őszinteségre, a közvetlen kommunikációra, illetve emeljük ki pozitív tulajdonságait. Ha visszavárják az alkalmazottat, nyomatékosan emeljék ki! Ne hagyjunk kétséget, nyitott kérdést, győződjünk meg róla, hogy kielégítő információval láttuk el, és a legfontosabb, érveket sorakoztassunk fel, hogy miért szükséges a létszám csökkentése. Ezt ha tudjuk, gazdasági mutatókkal támasszuk alá!


Ingyenes online programok, amelyekkel home office-ban is hatékony a csapatmunka

Ingyenes online programok, amelyekkel home office-ban is hatékony a csapatmunka

A jelenlegi helyzetben nincsen lehetőség a személyes találkozókra, így a megszokott egyeztetések, prezentációk a megszokottnál bonyolultabb módon valósíthatóak meg. Szerencsére a világhálón ma már számtalan olyan program áll rendelkezésre, amelynek segítségével legalább olyan hatékony a csapatmunka, mintha csak egymás mellett ülnétek az íróasztalnál. Ráadásul a legfontosabb programok általában ingyenesen állnak rendelkezésre. Hoztunk néhány programot, amelyet mindenképpen érdemes kipróbálnod, ha hatékonyabbá szeretnéd tenni a csapatmunkát!

Videós konferenciák

Szerencsére már kevesen vannak, akik nem ismernek egyetlen programot sem, amelyen keresztül webkamera segítségével videós online konferencia kezdeményezhető. Több alternatívája is létezik, ráadásul ha elég körültekintő az ember, akkor a telepítéstől is megkímélheti magát.

A legismertebb közülük talán a Skype, amelyen keresztül nem csak online hang- vagy videós hívást kezdeményezhetünk, de valós idejű chat funkcióval is rendelkezik és gyors, praktikus fájlmegosztóként is alkalmazható. A hanghívásokról felvételt készíthetünk és akár egyszerre 50-en is bekapcsolódhatnak a beszélgetésbe. Az egyik leghasznosabb funkciója a képernyőmegosztás, amelynek segítségével könnyedén megmutathatjuk, mit látunk magunk előtt a számítógépen.

Sokan nem tudják, de a Skype online is működik a Skype hivatalos oldaláról, tehát nem szükséges az applikáció platformra történő telepítése a használathoz.

Ugyanilyen népszerűségnek örvendett a nem rég botrányba keveredett Zoom is, amelyet adatvédelmi hiányosságok miatt egyre kevesebb vállalkozás használ. A program egyébként hasonlóan működik, mint a Skype, azzal a különbséggel, hogy online meghívók küldhetőek egymásnak, a konferenciabeszélgetéseket így akár időzíthetjük is.

Online kreatív szoba

Bannereket, szórólapokat, kiadványokat, prezentációkat és sok más egyéb kreatív anyagot készíthetünk a Canva program segítségével. A program számtalan sablont kínál, amelybe saját képeinket behelyettesítve pillanatok alatt profi grafikai munka érhető el. A programon keresztül egyébként ingyenes és fizetős képekhez is hozzájuthatunk, de akár a számítógépen található képeinket is betölthetjük, amelyet ezt követően bármikor megtalálunk a képtárban.

Ami azonban olyan nagyszerűvé teszi a programot, az az, hogy munkatársainkat is meghívhatjuk és csoportosan dolgozhatunk egymás grafikai tervein.

A Canva egyébként alapvetően ingyenes, csupán néhány kényelmi funkciót kínálnak pénzért – például a megkezdett grafikai munka átméretezésének lehetőségét, ami bizony sokszor hasznosnak bizonyulhat.

Természetesen nem lehet nem szót ejteni a Google Drive programjairól

Felhasználók milliói használják nap mint nap a Google Drive nagyszerű és ingyenes programjait. Excel, word, power point, űrlapok és sok más hasznos alapprogram, amelyet valós időben egyszerre szerkeszthetünk a kollégákkal és amely automatikus mentéssel biztosítja, hogy a munkánk soha ne vesszen kárba. Sőt, akár vissza is állíthatjuk az előzményeket és pontos dokumentációt láthatunk arról, ki mikor és mit módosított az adott fájlban.

Online táblarajz

A Google Drive dokumentumai között is találhatunk rajzprogramot, de ha csak nem kombináljuk konferenciabeszélgetéssel, nem tudunk olyan hatékonyan dolgozni benne, mint a Draw.chat online alkalmazásban. Ebben az online programban nem csak hogy számtalan szerkesztési lehetőséget helyeztek el, de a szobát URL segítségével megoszthatjuk másokkal is és az oldalsó sávban hang-videó és chat funkciókkal is felruházták. A program az előzőekhez hasonlóan teljesen ingyenesen használható.

A válság nem megszokott formája csapott le a világra

A válság nem megszokott formája csapott le a világra

Ahogy már korábbi cikkünkben is szó volt róla, a válságnak számtalan arca van és ahány formája, annyiféle út vezet a megoldáshoz. Milyen sajátos tulajdonságokkal rendelkezik a jelenlegi krízis?

A válság szinte minden esetben hirtelen csap le, de általában vannak előjelei – a mostani helyzetben pedig bőven voltak jelek. Azok a cégek, akik idejében felismerték a koronavírus közeledtét, volt idejük előkészíteni az elkerülhetetlen változások bevezetését. Mint minden krízisnél, a koronavírus okozta válságnál is az egyik legfontosabb a proaktivítás, az időzítés.

Talán soha nem volt még ilyen fontos a céges külső és belső kommunikáció! Az emberek napról-napra bizonytalanságban élik az életüket, lassan rászokunk arra, hogy mielőtt elindulnánk otthonról, információt keresünk úti célunk elérhetőségéről. Ha nem található friss közlemény, szinte automatikusan úgy véljük, az üzlet már bezárt vagy átmenetileg szünetel, így még az online megrendelést is elkerülik a potenciális vásárlók.

Ugyanilyen létfontosságú a belső kommunikáció is. Az alkalmazottak között szinte állandó a feszültség, a bizonytalanság, ami stresszt, agressziót és sok más kellemetlenséget hozhat magával. A nyíltság, az őszinteség most többszörösen megtérülhet – az empatikus, emberséges viselkedés segít hosszútávon megtartani a legjobb munkaerőt.

Rá lettünk kényszerítve a találékonyságra, a fejlődésre – a változtatásra!

Hamar kiderült, hogy a megszokott formákban a vállalkozások többsége nem működhet tovább. Azok a cégek, akik technikailag nem voltak felkészülve az otthoni munkára való átállásra és tartani kívánták a lépést, igen nagy beruházásokat kellett meglépniük. Továbbá sok esetben az alkalmazottak kompetenciájának fejlesztésére is szükségessé vált.

Az eddig összefoglaltakat nyilvánvalóan mindannyiunk érezzük, viszont van egy nagyon fontos tényező, amiről nem szabad megfeledkezni: a válság kisebb-nagyobb mértékben, de mindenkit érint. Mintha megállították volna az idő óráját, amely csak arra vár, hogy valaki újra felhúzza. Nem árversenyről, hírnév vesztésről vagy más hátrányba taszító krízisben állunk, éppen ezért, a cég helyzeti pozíciója nagyon könnyen megőrizhető, sőt, adott esetben előnyösebb helyzetbe is hozható.

Mindez elsősorban azon múlik, milyen válságkezelési tervvel állt vagy áll elő a vezetőség – hiszen még senki semmivel nincsen elkésve. A mostani helyzet kiváló lehetőség a tervezésre, a fejlesztésekre, arra, hogy amikor enyhíteni kezdenek a szigorításokon, a cég azonnal, proaktívan kommunikálni tudja az újdonságait a versenytársakat megelőzve.


Mit veszíthet a cég krízis idején?

Mit veszíthet a cég krízis idején?

„Mindent.” – hangzik általában a laikus válasz, azonban ha a cég proaktívan reagál a krízishelyzetre, nagy mértékben csökkenthetőek a károk. Ahhoz, hogy a válságos állapotból mielőbb kilábaljon a cég, fontos meghatározni, hogy egyáltalán milyen károkat szenvedett el.

Stratégiai vagy pénzügyi károk

Akár lehet mindkettő egyszerre, de fontos elkülönítve megvizsgálni a két részhalmazt. Stratégiai kár esetében például a cég hírneve, a befektetők bizalma csorbul. Sok esetben a vásárlók a konkurens cégekhez fordulnak, ezekben az esetekben természetesen a profit csökken.

Fontos a vállalat pénzügyi helyzetét is megvizsgálni, jól átgondolni, milyen extra költségekkel kell számolnia. Egy hibás termék esetében például komoly pénzügyi vonzata lehet a termék visszahívásának, szállításának. Természeti katasztrófánál számolni kell a helyreállítás költségeivel. Válság idején a  marketing költségvetést szintén optimalizálni kell, a megszokottnál nagyobb keretet kell rá biztosítani. Ha a termékkel szembeni bizalom került veszélybe szükség lehet a termék újrapozicionálására is.

Nagy figyelmet kell fordítani továbbá az alkalmazottakra. Krízishelyzetben gyakori probléma az alkalmazottak közötti konfliktus, a pánik, ami könnyedén tömeges felmondásokhoz vezethet. Időt kell szánni a belső nyílt kommunikációra, mert a legjobb szakemberek nyújthatják be a felmondásukat, akikre éppen a legnagyobb szükséged lenne.

Mit lehet tenni, hogy megelőzhetőek legyenek a nagyobb károk?

Érdemes nyitott szemmel járni, sokat tájékozódni és tanulni mások hibáiból. Válság idején bár a legkevésbé sem tűnhet fontosnak az olvasgatás, mégis érdemes hasonló helyzetek után érdeklődni, esettanulmányokat keresni a témában.

Ahhoz, hogy ez működjön, teljes mértékben tisztában kell lenni az aktuális helyzettel. Nagyon fontos, hogy nem szabad és nem is lehet jól kihátrálni a helyzetből, így a tagadás soha nem célravezető opció.


Milyen a jó válságkommunikátor?

Milyen a jó válságkommunikátor?

Válságos állapotban minden esetben ki kell jelölni egy olyan személyt, aki vállalja a válságkommunikátor szerepét. Tehát azt a személyt, aki vállalja a válsággal kapcsolatos információ továbbítást a cég képviseletében. A felelősségteljes posztra fontos tudni, hogy közel sem mindenki alkalmas és nem biztos, hogy a cégvezetőre esik a választás. Milyen tulajdonságokkal rendelkezik egy válságkommunikátor és hogyan lehet eldönteni, ki töltse be a szerepet?

Fontos, hogy a válságot soha nem szabad alábecsülni, a lehető leghamarabb meg kell tenni a szükséges lépéseket és mindig készen kell rá állni. Mivel az első reakció meghatározza a céggel szembeni hozzáállást, ezért jól meg kell választani a kommunikátor személyét.

A válságkommunikátornak első sorban minden információval rendelkeznie kell az adott szituációban. Fontos átfogóan ismernie a válságot kiváltó tényezőket, annak következményeit, az érintett személyeket, a cég profilját és azokat az esetleges szakmai információkat, amelyek befolyásolhatják a válság végkimenetelét. Továbbá azt, hogy a céggel szemben milyen elvárások, igények merülhetnek fel belső és külső körökben.

A válságkommunikátornak megbízhatónak kell lennie, akire a legkeményebb időszakban, bármikor számíthatunk. Válságos helyzetben kimondottan rugalmasnak kell lenni, mindent időben kell kommunikálni.

Szavait elfogulatlanul, racionálisan kell megválogatnia amellett, hogy érzelmei nem befolyásolhatják. Ez az, ami igazán nehézzé teszi ezt a pozíciót és ami megnehezíti az erre alkalmas személy kijelölését. Lényeges azonban, hogy a kommunikátornak bele kell tudnia élnie magát az érintettek helyzetébe, tisztán kell látnia mások szemszögéből is.

Természetesen elengedhetetlen a kiváló szóbeli és írásbeli kommunikációs készség – együttesen. A meggyőző stílus, a szimpatikus megjelenés, a megfelelő non-verbális kommunikáció használata alapvetően meghatározza a közönségből kiváltott hatást. Tudatosan hatnia kell az érzelmekre anélkül, hogy ellenszenvet váltana ki másokból. A válságkommunikátornak jól kell tudnia megválasztania a kommunikációs csatornát is – hiába a jól összeállított üzenet, ha nem éri el a célközönséget. Jól kell tudni döntenie a szóbeli és az írásbeli tájékoztatás formájáról célközönség szerint.