Kanban módszer a gyakorlatban

Kanban módszer a gyakorlatban

A Kanban alapvetően hirdetőtáblát jelent, ami lényegében a projectek vizuális megjelenítésére utal, amely egyrészt átláthatóvá teszi a project alakulását, másrészt egy hatékony kommunikációs eszközként is szolgál.

Ahhoz, hogy megértsük, miért is van erre szükség, érdemes rögtön egy gyakorlati példával élnünk. Tegyük fel, hogy van egy nagy tábla az iroda közepén, ahol fel vannak sorakoztatva egymás alá a munkafolyamatok ellátásához szükséges eszközök. Tételezzük fel, hogy az eszközök jelentik egy táblázat első oszlopát. A következő három oszlop legfelső celláiban sorban a következő címkék szerepelnek: készleten, fogyóban, elfogyott. Amikor a ceti az elfogyott oszlopba kerül, a kijelölt kolléga elmegy beszerezni az adott tételt.

Hogy néz ki egy ideális Kanban táblázat?

A táblázat határozatlan számú oszlopból áll, annak függvényében, milyen szakaszokra kívánod felosztani a feladatot. Az oszlopok minden esetben a munkafolyamat adott szakaszát jelölik – például előkészítés alatt, folyamatban, ellenőrzés alatt, kész.

A sorokban a különböző felvett feladatok, projectek találhatóak. Mikor egy munkatárs elindít egy projectet, betesz egy cetlit az előkészítés alatt álló oszlopba a project sorában. Ahogy halad előre a feladat, úgy kerül előrébb az adott címke. A tábla elkészítése kidomborítja az elakadásokat, feltárja az esetleges problémákat és mindenekelőtt már ránézésre látszik, hogy egy-egy munkafolyamat éppen hol áll, ezzel megspórolva az utánajárás, felesleges megbeszélések idejét.

A cetlire, amely a cellákba kerül, javasolt a project legfontosabb információt felírni. Természetesen a konkrét feladat nevét, a project felelősét, elérhetőségét, a feladat elvégezésének határidejét és a rászánt keretidőt például.

A Kanban módszer korlátozza a táblázatba felvehető munkafolyamatok számát. Ez annyit takar, hogy addig nem lehet felvenni új projectet, amíg van nyitott feladat. Ez arra készteti a dolgozókat, hogy igyekezzenek mielőbb kivitelezni a megkezdett feladatot. Ha például egy probléma merül fel, az alkalmazott nem fog elkezdeni a megoldás utánajárása helyett egy másik projecten dolgozni.

Ezzel szemben a Scrumban (Kanban és a Scrum módszer ötvözete) sprinterekben gondolkodik. Egyszerre több project is indítható, de a táblán nem lehet több megnyitott folyamat annál, mint amennyit egy adott sprintben meg tudnak valósítani.

Ma már nem probléma távmunkában sem alkalmazni a Kanban módszert!

Léteznek olyan szoftverek, amelyek hasonló célra lettek létrehozva. Ilyen például a online Trello program, ahol különböző táblákat lehet létrehozni és megosztani a kollégák között. (Többek között, a szoftver még sok más hasznos dologra is használható!) A létrehozott virtuális táblákon oszlopokba rendezve, színekkel jelölve lehet nyomon követni a folyamatokat, így nem szükséges a fizikai jelenlét ahhoz, hogy a cégen belül hatékonyan működjön ez a fajta kommunikáció.

Kép: Pixabay.com

Tévhitek az agilis cégvezetésről

Tévhitek az agilis cégvezetésről

Az agilis vezetés szemlélete egyre népszerűbb a cégvezetők körében, azonban mint minden irányelv esetében, itt is megjelent néhány tévhit, amit itt az ideje eloszlatnunk! Kétségkívül, ahogy a neve is mutatja, az agilis vezetés irányelvei alapján működő cégek hatékonyan működnek, az ügyfélelégedettség pedig kimagasló. Azonban fontos leszögezni, hogy a már korábban bemutatott agilis elvek alapján működő cégek ugyanolyan keményen megdolgoznak a sikerért! Ezúttal összeszedtünk néhány gyakran felmerülő tévhitet az agilis menedzsment kapcsán.

1.Elhanyagolható a dokumentáció?

Természetesen nem. A dokumentáció, bármilyen irányelvek alapján működik is a cég, elkerülhetetlen. Képzeld csak el, mekkora káosz lenne dokumentáció, visszakövethetőség nélkül. Különbség valóban van, hiszen csak a legfontosabb dolgokat dokumentálják, így könnyebben visszakövethetőek a munkafolyamatok.

2.Kevesebb a munka?

Az agilis vezetés irányelveit követve nem a tényleges munka mennyisége csökken, hanem azok a tevékenységek szüntethetőek meg, amelyek a hatékony munkát gátolják. Felesleges munkafolyamatok, duplán elvégzett feladatok, félreértésből adódó tevékenységek, hosszas, nem átgondolt megbeszélések és még sorolhatnánk. Ezek helyett, a cég olyan feladatokat lát el, amelyek hasznosak, előre visznek, gyorsítják a kivitelezést.

Tegyük fel, hogy érkezik egy megrendelés egy beléptetőrendszerre. Attól még, hogy a kivitelezők nem végeznek felesleges munkát, lényegre törő megbeszéléseket folytatnak, felosztják a munkafolyamatokat, hatékonyan összedolgoznak, mindezek által pedig időben elkészül a kész termék, a beléptetőrendszer szoftverét ugyanúgy meg kell írni. A jól kiosztott részfeladatok, a rendszeres, hatékony egyeztetések valóban elősegítik a gyorsabb átadást, azonban a felszabadult időben az alkalmazottak ugyanúgy hasznos feladatokat látnak el. Összességében nem a munka lesz kevesebb, hanem a felesleges munkafolyamatokat hasznos tevékenységek váltják fel.

3. Minden project esetében alkalmazható az agilis vezetés?

Az agilis vezetés ágazatait – Scrum módszertan, Lean menedzsment például – lehet ötvözni, amellyel olyan cégek is működhetnek agilis formában, akikre egy-egy irányzat követelményeit nem teljes egészében megfeleltetni.

Előfordulhat, hogy egy cégnél látszólag minden adott az agilis módszertan bevezetéséhez, a gyakorlat viszont nem ezt mutatja. Ebben az esetben lényeges megvizsgálni a feltételeket:

  • Gyakorlott, nagy szakértelemmel rendelkező munkatársak végzik a projectet?
  • Lehetőséget nyújt a cég, hogy a kivitelezők kapcsolatba léphessenek az ügyféllel?
  • Képes elfogadni a vezetőség, hogy az alkalmazottak is döntést hozzanak?
  • A feltételek adottak a gyors kommunikációra?

Ha nem, érdemes újragondolni a választást vagy változtatásokat eszközölni. A gyakorlat egyébként azt mutatja, hogy az agilis vezetés nem javasolt például olyan cégek esetében, ahol a munkafolyamatok kiszervezetten, több helyszínen zajlanak, illetve, ahol a szervezeti kultúra, a vezetés túlságosan autoriter jellegű.

Lean menedzsment – sikeres működés, veszteségek nélkül!

Lean menedzsment – sikeres működés, veszteségek nélkül!

A lean egy olyan vállalatirányítási módszer, amelynek alkalmazásával radikálisan csökkenthető a kivitelezési idő, növelhető az ügyfélelégedettség és jóval termelékenyebbé tehető a cég. A lean önmagában „soványat” jelent, amely tökéletesen utal a menedzsment egyik legfontosabb elvére: a felesleges munkafolyamatok csökkentésére. Milyen elvek alapján működik a lean menedzsment és milyen általános előnyei vannak? Az alábbi cikkben erről tudhatsz meg többet!

Ha nagyon egyszerűen akarjuk megfogalmazni a lean menedzsment lényegét, akkor mondhatjuk, hogy a lean elvek alapján működő cégek törekednek a felesleges munkafolyamatok kiküszöbölésére. Ahhoz, hogy ez megvalósulhasson, a lean menedzsment alapján működő cégek igényfelméréssel nyitják a munkafolyamatokat.

Az igényfelmérés többnyire közvetlenül a helyszínen történik, amelynek köszönhetően könnyebben feltérképezhető a valódi szükséglet. A tárgyalás során azokra a feladatokra összpontosít, amely valóban értéket teremt, minden mást igyekszik hárítani. Azokat a folyamatokat, amelyek nem teremtenek értéket, nem realizálnak profitot, a lean veszteségként könyveli el. Törekszik ezeket a folyamatokat megszüntetni, a felesleges munkafolyamatokat kiküszöbölni. Így, hogy a cég nem végez felesleges munkát, a ciklusidők rövidülnek, így az egyrészt nő az ügyfélelégedettség, másrészt több munkát képes vállalni a cég. A termelékenység, hatékonyság akár a duplájára, triplájára is növekedhet!

Ezzel párhuzamosan tűpontosan meghatározza azokat a feladatokat, erőforrásokat, eszközöket, amelyre szükség van, valamint időt társít hozzá. Az erőforrásokat úgy szabja meg, hogy a vásárló folyamatosan, maximálisan ki legyen szolgálva.

A project indítását követően a monitorozás nem áll meg – állandóan keresik azokat a részfeladatokat, amelyek szükségtelenek, ezzel növelve az agilitást.

Az optimalizált működés eredménye, hogy a cég jóval több munkát tud vállalni, amellett, hogy nő az ügyfélelégedettség. A vállalat kevesebb selejtet termel, kisebb adminisztrációs munkával kell számolnia és szorosabb ügyfélkapcsolat alakul ki. A lean menedzsment egyik kiemelkedő szemlélete, hogy bármilyen feladatot végez, azzal értéket teremt, amiből nem csak a cég, de mindenki profitál. Tulajdonképpen win-win megállapodásokra törekszik, ezzel biztosítva a hosszútávú sikeres működését.

Így épül fel egy Scrum módszeren alapuló project

Így épül fel egy Scrum módszeren alapuló project

A feladatokat ciklusokban végzik el

A Scum módszer egyik különlegessége, hogy a feladatokat néhány hetes iterációkra, más néven sprinterekre osztják fel. Az iterációk hossza különböző lehet, általában 1-3 hétre nyúlnak – a projectek pedig az alábbi keretben valósulnak meg:

Mint általában minden megrendelésnél, természetesen ebben az esetben is mindennek a megrendelő a kiindulási pontja. Előzetesen tehát megtárgyalják az ügyféllel, hogy milyen feladatoknak kell megvalósulniuk egyfajta prioritási sorrendet állítva. Ha már nincsenek nyitott kérdések, az ügyféllel karöltve átgondolják, hogy a kiírt feladatokhoz milyen eszközök állnak rendelkezésre és milyen hiányosságok merültek fel, amelyek gátolnák a project előrehaladását.

Miután az ügyféllel sikerült mindent megbeszélni, a feladatot a csapat elé tárják és meghatározzák a munka komplexitását – röviden szólva, hogy milyen nehéz, mekkora a kivitelezés erőforrás igénye. Ha a feladat túl komplex, tehát nem fér bele a következő iterációba, akkor a feladatot még kisebb részegységere osztják. Fontos, hogy a ciklusidő végére már egy önmagában is működő terméket tegyenek le az asztalra. Ezt egy igen leegyszerűsített példába foglalva egy asztalos csapattól megrendelik egy konyha teljes bútorzatának elkészítését, akkor mondjuk az első iterációban elkészítik az asztalt és a székeket, de a konyhapultra majd csak a következő ciklusban kerül sor. (Vagy fordítva, ha a prioritás azt diktálja, hogy a konyhapult fontosabb.) Az első sprinter végére így már olyan termékeket tudnak felmutatni, amelyek önmagában eladhatóak lennének, de a teljes kivitelezés még nem áll készen az átadásra. Ha az asztal és a székek elkészítése még mindig túl bonyolultnak tekinthető, akkor csak az asztalt vállalják az első ciklusban és így tovább.

Tehát minden project egy tervezési fázissal kezdődik. A résztvevő tagok átbeszélik, hogy milyen mennyiségű feladatot képesek elvállalni a célok tekintetében a következő sprinterben.

Tervezést követően meg is kezdődik a kivitelezés, egy-egy munkafázis megoldását követően térnek át az újabb és újabb feladatokra. A ciklusok végén rendre bevonják az ügyfelet a megbeszélésbe, akitől visszajelzést várnak, hogy tényleg minden az elképzelései szerint alakulnak-e. Kell-e esetleg változtatni valamin, hozzátenne-e még valamit vagy teljesen rendben van minden? Itt tehát az ügyfél még kérhet változtatásokat, fejlesztéseket, amiket a dolgozók lejegyeznek és ezek alapján határozzák meg az esetleges új munkafeladatokat.

Ami igazán különlegessé és hatékonnyá teszi Scrum módszerét, az a daily standup. Ez nem más, mint egy mindennapos rövid megbeszélés, ahol mindenki, aki a projecten dolgozik röviden prezentálja, mit tett a célok elérése érdekében előző nap, mint fog tenni aznap és van-e esetleg valami korlátja az előrehaladásnak. Ezek igazán gyors, negyedórás, húszperces meetingek, ezért is hívják standupnak, mert általában le sem ülnek az asztalhoz, hogy még véletlenül se húzódjon el a megbeszélés.

Ha a project elkészült, a kész terméket prezentálják az ügyfélnek. Bárhogy is alakul, a csapat ezt követően újra összeül és alaposan megvizsgálják a project sikerességét: van-e valami, amin változtatni kell vagy minden a terv szerint működött? Ha minden rendben, akkor kezdődik minden előröl, immár egy új project alapján.

Az agilis vezetés előnyei

Az agilis vezetés előnyei

Az agilis szemléletű vezetés tengernyi előnyéről gyakorlatilag könyvet lehetne írni, a következő sorokban összegyűjtöttünk néhány pozitívumot, amellyel Te is számolhatsz, ha a módszer elemeit beépíted saját vállalkozásodba.

Felgyorsul a fejlődés, az innováció

Mivel az agilis vezetés alapja a gyorsaság, hatékonyság, rugalmasság, így talán nem is meglepő, hogy gyors fejlődésre lehet számít. A tiszta, átlátható, őszinte kommunikáció, az igazi bizalmi elemekre épülő csapatmunka hozadéka ez, amelyet egy jó üzleti tervvel ötvözve a siker gyakorlatilag előre elkönyvelhető.

Termelékenyebbé válik a cég

Egységnyi idő alatt jóval több munkát lesznek képesek ellátni a cég alkalmazottai. Köszönhető ez a gyors döntéshozataloknak, amelyekben ugyebár maguk a beosztottak is részt vesznek, a mindenki számára átlátható, a csekély mennyiségű bizalmas információnak, a jól kiosztott részfeladatoknak és a felelősségteljes csapatmunkának. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy kevesebb a munka!

Emellett érdemes kiemelni például a Scrum módszert, ami természetesen ugyanúgy a 12 agilis alapelvre támaszkodik és ami megköveteli a gyors fejlődést, termelékenységet. A gyakorlatban Scrum módszere úgy néz ki, hogy a csapat tagjai meghatározzák a feladatlistát, amelynek elemeit prioritás szerint sorrendbe rendezik, majd meghatározzák, hogy a következő ciklusban ebből mely feladatokat kell végrehajtani. A ciklus általában két hét szokott lenni, de ami a legfontosabb, hogy a határidő leteltével egy olyan működő dolgot kell prezentálniuk, amely akár már önmagában is értékesíthető lehetne. Ez gyakorlatilag annyit jelent, hogy az agilis projecteknél nincs olyan, hogy egy munka hónapokig elhúzódik eredmények nélkül – ha mégis így történik, akkor az elveszti az agilis titulusát.

Megrendelő orientált gondolkodás

Az agilis vezetési formában működő vállalatok célorientáltak – a porjecteket idő és pénz tekintetében tervezik meg, ezzel minimalizálva a csúszások mértékét. Ennek eredménye, hogy a feladatokat időre teljesítik, elégedettebbek a megrendelők. Ehhez hozzátartozik a rugalmasság is – az időt úgy kalkulálják, a megállapodásokat úgy kötik, hogy a megrendelő részéről érkező esetleges utólagos változtatási kérések se okozzanak problémát.

Rendszeres, hatékony kommunikáció

Természetesen olyan nem létezik egyetlen cég életében sem, hogy „minden rendben van”. Valamin mindig fejleszteni kell, valamire mindig szükség van, valamit mindig meg kell oldani, hibák minden esetben előfordulhatnak és elő is fordulnak. A sikeres projecthez a legfontosabb a fejlesztők és a dolgozók napi szintű kommunikációja a project teljes időtartamában, ami felszínre hozza a megoldandó problémákat és elősegíti a hatékony, finomra hangolt működést!

Az agilis vezetés alapelvei

Az agilis vezetés alapelvei

Napjainkban egyre nagyobb népszerűségnek örvend az úgynevezett agilis vezetői szemlélet, amelynek követésével, ahogy a neve is sugallja: egy igazán hatékony és sikeres cég fejleszthető. Ehhez azonban sokat kell tenni, ugyanis az agilis vezetési forma igen nagy mértékben különbözik a megszokott sablonoktól.

Az egyik leginkább figyelemre méltóbb pontja az agilis vezetői szemléletnek nem más, hogy sok vállalattal szemben nem kényszerítik magukat időprésbe. Tehát előbb határozzák meg, hogy mennyi szabad kapacitásuk van, ez mennyi fejlesztési költséget jelent és ennek tekintetében tervezik meg a projectek kivitelezését.

Az agilis vezetési forma alatt működő cégek ritkán állnak egyetlen személy irányítása alatt – a szemlélet egyik alappillére ugyanis a csapatmunka. Ha ki is neveznek konkrét vezetőt, annak általában konkrét célja van és a kinevezés nem tart a szükségesnél tovább.

Természetesen a kivitelezés ugyanúgy csapatban történik, viszont a szokottnál sokkal szabadabb formában. A legtöbb munkahelyen azt tapasztaljuk, hogy az alkalmazott megkapja a feladatot, amelyet folytonos koordinálás alatt hajt végre, állandó kommunikációban a munkatársakkal, felettesekkel – jóváhagyások, megbeszélések sorozatában.

Az agilis vezetési szemlélet ezzel a sémával teljesen szembefordul – hiszen a cél a hatékonyság, rugalmasság. A munkatársak nem csupán felelősséget vállalnak a munkájukért, de a saját szakterületükön a döntéshozatalban is részt vesznek, csak tényleges okvetlenül szükséges kérdésekkel, problémákkal zavarják meg az ütemtervet. A jól átgondolt feladatkiosztással ezeknek a problémának a valószínűsége a lehető legcsekélyebb, hiszen a feladatokat szakértelem szerint osztják ki, jól elhatárolva, hogy ne fordulhasson elő, hogy egy-egy részfeladaton esetleg ketten dolgoznak. Ha mégis tisztázatlan helyzet alakul ki, a munkatársak nem várnak arra, hogy a felettes majd észreveszi a kialakult helyzetet és megteszi a szükséges lépéseket – a csapattagok proaktívan, saját maguk intézkednek az ügyben.

Fő a gyorsaság, hatékonyság

Ennek érdekében a cég szereplői mindent megtesznek. Nincsenek titkok (az alkalmazottak szinte mindent megosztanak egymás között és belelátnak a cég dokumentációiba is), merev szabályok. Természetesen nincsen felfordulás, a rutin munkákat a jól bevált módszerekkel oldják meg, de ha váratlan helyzet alakul ki, a munkatársak saját felelősségre, a legjobb meglátásuk szerint gyors döntéseket hozhatnak.

A döntéseket egyébként igyekeznek gyorsan meghozni, inkább kockáztatva egy keveset, mintsem a project idejét elnyújtva.

És hogy milyenek az agilis vezetők?

Kiváló emberismerettel rendelkeznek, hiszen ennek tükrében tudják összeválogatni a legalkalmasabb csapatot. Reális és a beosztottak számára is kecsegtető célokat határoznak meg, megadják a kellő motivációt. A célok eléréséhez pedig megtesznek mindent – támogatják a csapatot, bevonják a munkatársakat a döntéshozatalba és természetesen az egyénekre is nagy hangsúlyt fektetnek.

Az agilis vezetés sikerének megalapozója a jó csapat – a teljesítmény mérés, a jutalmazás csapatszinten működik. Nem is kérdés, hogy ez akkor működik csak jól, ha minden csapattag együttműködő és felelősségteljes.