A távolról történő irányítás kétségkívül sokkal nehezebb feladat, mint mikor nap mint nap látod az alkalmazottaidat. A koronavírus miatt home office-ba kényszerült csapat esetében ez még inkább komolyabb kihívás, hiszen se a vezető, se az alkalmazottak nincsenek hozzászokva a munkavégzés ezen formájához. Ezúttal a távmunka hatékonyságának növelésére hoztunk néhány javaslatot.
Vezetőként minden kétséget kizáróan neked kell jól átállnod legelőször az otthoni munkavégzésre. Ez sajnos sokkal több munkát jelent, hiszen a cél a rendszeres kommunikáció minden alkalmazottal. Ha elhanyagolod a rendszeres visszacsatolásokat, történjék az írott vagy szóbeli formájában, mivel nem látnak, úgy fogják gondolni, visszavettél a tempóból.
A legoptimálisabb meghatározni azokat az idősávokat, amikor a kollégákat el lehet érni és amikor ténylegesen folyik a munka. A különleges helyzetre való tekintettel sokkal empatikusabban, rugalmasabban kell kezelni a törzsidőt. Nem szabad elfeledkezni róla, hogy például sok helyen most nem megoldott a gyermekek elhelyezése, az alkalmazottaidnál jobban nem fogod tudni megmondani, hogy számukra mikor a legmegfelelőbb az otthoni munkavégzés, természetesen racionálisan és a vállalkozás céljait figyelembe véve.
Nagyon fontos, hogy vezetőként mindig legyél elérhető és készülj fel rá, hogy nem megszokott időkben is előfordulhat, hogy megcsörren a telefonod.
Tehát fókuszálj elsősorban az eredményekre, tűzz ki határidőket és engedd a munkatársakat egy kicsit szabadabban dolgozni. Ha úgy érzed ez nem működik, érdemes előtte tervet kérni tőlük, hogy pontosan milyen lépésekben gondolják a megvalósítást. Ezáltal nő a kreativitásuk, te is jobban fogod látni az ő meglátásaikat és a bizalom is hamarabb kialakul.
Ami viszont a legfontosabb, legyél kicsit türelmesebb és megértőbb. Hagyj időt a munkatársaknak az átállásra, hogy megszokják az „új” környezetet, a technikákat.
A koronavírus járvány gyakorlatilag ránk kényszerítette a videókonferenciás beszélgetések aktív használatát. Skype, Zoom, Massanger, Viber – a cégek a legkülönbözőbb szoftverek segítségével igyekszenek legyőzni a csapattagok közötti távolságot. Fontos azonban, hogy a videókonferenciát alaposan elő kell készíteni, különben a megbeszélés indokolatlanul hosszúra nyúlhat és akár még demotiválóvá is válhat.
Rengeteg cikkben említik, hogy a videós konferenciához tetőtől talpig fel kell öltözni és illő munkakörnyezetet szükséges kialakítani. Ebben a cikkben azonban nem az alapvető etikettet olvashatod, hiszen egy megfelelően kiépített szervezeti kultúra esetén nem kérdés, hogy az alkalmazottak megtisztelik egymást a konferenciához illő öltözettel.
A következő sorokban inkább azokról a gyakori
zavarótényezőkről lesz szó, amelyek minden jóakaratunk ellenére rontják a
videókonferencia összképét.
A megfelelő környezet megválasztása
A koronavírus idején a munkavállalók nagy hányada a saját otthonából végzi a feladatait. Mind tisztában vagyunk vele, hogy az otthoni környezet eltér a munkahelyitől, mégis törekedni kell rá, hogy ez a lehető legkevésbé legyen észrevehető. Így a videókonferencia idejére lehetőleg ne hagyjuk a háziállatot a szobában játszani és gondoskodjunk róla, hogy más családtagok ne zavarják meg a beszélgetést.
Fontos, hogy a lehető legcsendesebb szobát válaszd és a konferencia idejére tartsd zárva az ablakokat, hiszen a beszűrődő hangok tönkretehetik a hívás minőségét.
Nem szabad megfeledkezni róla, hogy az ablakból beszűrődő fény zavarhatja a videópartneredet, illetve teljesen eltorzíthatja a videóképedet, ezzel a nonverbális jelek elvesznek, a prezentációs elemek használata pedig meghiúsul.
Ügyelj a hang minőségére is
Egy dolog a tiszta kép, de talán még fontosabb az, hogy jól értsük egymás beszédét. Ez egyrészt a technikán, másrészt viszont rajtad múlik.
Ügyelj a tiszta, érthető beszédre és beszélj a megszokott hangszíneden. Attól még, hogy nem szemtől szemben álltok egymással, nem kell emelkedett hangon beszélni. Ez főképp akkor zavaró, ha többen vagytok a beszélgetésben, a lehalkított hangszórók miatt ugyanis mindenki más elcsendesül.
Fontos megvárni, míg a másik végez a mondanivalójával. Viszont amint észreveszed, hogy valami történt a technikával és nem hallod a másikat, jelezd felé valamilyen módon. Ha ő sem hall téged, érdemes használni a „chat” funkciót, hogy minél előbb eljusson hozzá az üzenet: valami nincs rendben a mikrofonjával.
Ügyelj rá, hogy csak annyi embert hívj meg a beszélgetésbe, amennyire valóban szükség van. Bár a programok lehetővé teszik a nagy létszámú konferenciabeszélgetéseket, de sokkal nagyobb valószínűséggel lehet számolni technikai problémákkal.
Rengeteg önéletrajzban szerepel a rugalmasság, a kihívások utáni vágy, a változatos munkakör szeretete. Ennek ellenére nagyon kevés az az alkalmazott, aki valóban szereti a változásokat. Nagyon sok beosztott egész egyszerűen megijed, ha új tevékenységi kört kap, gondolván, ezzel megszűnik a szerepköre. A legtöbb esetben az aggodalom alaptalan és pontosan azt a célt szolgálja, hogy a vezető meg tudja tartani az értékes munkaerőt. Kisebb-nagyobb változtatásokra pedig mindig is szükség volt, van és lesz is – hiszen változások útján lehet továbbfejlődni.
Egy cég erejét, stabilitását nagyban tükrözi, hogy milyen gyorsan tud reagálni és alkalmazkodni a változásokhoz. Sajnos a gyakorlat azt mutatja, hogy sok cégnél problémát jelent a kivitelezés. Ezúttal három gyakori problémát hoztunk, amelyek rendszerint megfigyelhetőek változtatások idején.
Szabotázs – amikor a motiváció elmarad
Mint ahogy azt már korábban is említettük, nagyon kevés alkalmazott fogadja fenntartások nélkül a változásokat. Féltik a pozíciójukat, a stabilitásukat, a cégnél betöltött szerepüket. Éppen ezért a változásmenedzsment egyik kiemelkedően fontos eleme a megfelelő belső kommunikáció. Meg kell értetni az alkalmazottakkal, hogy miért van szükség átalakítani a megszokott formákat, össze kell gyűjteni, milyen előnyökkel jár a folyamat és főleg azt, hogy ez milyen hatást fog gyakorolni a munkatársakra – tehát a beosztottakat motiválni kell. Ha ez elmarad, könnyen kialakulhat a pánik, szélsőséges esetben pedig akár kudarcba is fulladhat a project az alkalmazottak ellenállása miatt.
Tervezés nélkül próbálnak változtatni
Amikor felmerül egy jó ötlet, általános hiba, hogy az ember azonnal bele akar vágni a megvalósításba, anélkül, hogy időt szánna az igényfelmérésre és a tervezésre. Sokan nem látják szükségességét a tervezésnek – mondván úgyis mindig minden máshogy alakul. Ez egyrészt nem igaz, másrészt a tervek soha nincsenek kőbe vésve, azonban adnak egy iránymutatást, egy mankót, amelyhez vissza-vissza lehet tekinteni, ha project folyamán elbizonytalanodtunk.
Arról nem beszélve, hogy nehéz hivatkozni arra, aminek nincsen sehol sem nyoma. Egy-egy új munkatárs csatlakozása megfelelő dokumentálás nélkül pedig sokkal több energiabefektetéssel valósítható meg.
Túl nagy elvárások, szoros határidők, kevés keretösszeg
Szoros összefüggésben áll a tervezéssel a határidők és a projectre fordított keretek meghatározása. Tervek nélkül csupán becsülni tudjuk, mennyi időt, energiát és pénzt fog felemészteni egy-egy feladat, mígnem a cég azon kapja magát, hogy jócskán túllépte azt, amit megengedhet magának. Fontos tisztában lenni az erőforrásokkal, az alkalmazottak képességeivel és azzal, hogy az új feladat mennyiben befolyásolja a többi project folyamatát.
Ahogy azt már korábban írtuk, a változtatás szükségessége egyszer minden céget utolér és sok esetben magára a cégvezetőre hárulnak a feladatok. Ha mégis úgy döntenél, hogy profi szakemberre bízod a változtatások megvalósítását, az interjúk előtt nem árt ha tisztában vagy vele, milyen tulajdonságokkal rendelkezik egy változásmenedzser. Ezúttal ezeket a fő jellemzőket szedtük össze.
A változásmenedzser egyik fő tulajdonsága, hogy fáradhatatlanul, lendületesen, nagy figyelemmel dolgozik. Mivel minden apró információra szüksége van a project sikeréhez, ezért egy pillanatra sem lankadhat a figyelme.
Éppen ezért fontos, hogy jól tudjon csapatban dolgozni,megnyerő személyiséggel rendelkezzen. Ennek hiányában a munkatársak nem feltétlenül osztják meg vele készségesen a szükséges információkat.
A határozott, céltudatos, szimpatikus fellépés és a kiváló kommunikációs készség gyakorlatilag elengedhetetlen ahhoz, hogy a változtatások szükségességét megértesse az alkalmazottakkal. Empatikus hozzáállásával hatékonyan segít abban, hogy a munkatársak könnyedén alkalmazkodjanak az újdonságokhoz.
Természetesen a változásmenedzser mindezt alaposan kidolgozott struktúra, terv alapján viszi végig, éppen ezért a rendszerben való gondolkodás szinte alapfeltétele a munkakör betöltésének. Képesnek kell lennie rá, hogy átlássa, mely döntésnek milyen következményei lehetnek, hogy minél kisebb kockázattal lehessen számolni.
A rugalmasság és megbízhatóság ebben a munkakörben nagy érték, hiszen változások idején nagyon fontos a pénzügyi keretek és a határidők pontos betartása – egy változásmenedzser esetében általában nem az óramutató mutatja a munkaidő végét.
Nem utolsó sorban nagy kreativitásra van szükség. Az alaposan megtervezett project ellenére bármikor felborulhat a rend, ami azonnali újratervezést igényel.
Nem véletlen, hogy nagyon sok esetben vezetők töltik be ezt a fontos szerepet, hiszen vezetői tulajdonságokkal kell rendelkezni a sikerhez. Az elkötelezettség, az irányítási képesség ugyanis gyakorlatilag alapfeltétele a munka betöltéséhez.
A változásmenedzser egy létező munkakör, még akkor is, ha legtöbbször ez a vezetőkre hárul. Fontos azonban tudni, hogy a változások lemenedzselésének is megvannak a maga lépései, amelyek közül ha valami kimarad, az könnyen felboríthatja az elképzeléseket. A következő sorokban ezeket a fő pontokat vesszük sorba.
A változás minden cég életébe bekövetkezik egyszer, a legtöbb esetben ráadásul halaszthatatlan formájában követeli a szükséges lépéseket. Ebben az esetben gyorsan át kell lépni a meglepetés sokkján és a megvalósítandó feladatokra kell fókuszálni.
A változásmenedzselés egyik legfontosabb szakasza, hogy tisztázzuk miért is van szükség a változtatásokra, pontosan milyen lépéseket kell megtenni, mi a célja és egyáltalán a cégen belül és kívül kiket fog érinteni a project.
Azért is fontos ezzel kezdeni a változások lemenedzselését, mert egy erős mankót fog jelenteni a változások megtervezésében, ahol is konkrét feladatokat kell meghatározni a cél elérése érdekében. A tervezésnél nem csak a feladatok meghatározása fontos, végig kell gondolni, melyek lehetnek azok a buktatók, amelyek előfordulhatnak a megvalósítás során.
Csak ez után kezdődik a valódi kihívás, amikor is a meghatározott feladatokat elkezdjük megvalósítani, illetve kiszervezni az alkalmazottaknak. Ilyenkor létfontosságú a megfelelő kommunikáció az alkalmazottakkal szemben, akiknek egyet kell érteniük és azonosulniuk kell a döntéseiddel. A változások lemenedzseléséhez elengedhetetlen a karizmatikus fellépés, az alkalmazottak kiemelt biztatása, motiválása. Meg kell találni azokat a pontokat, amelyek miatt ők is maximálisan tenni akarnak a sikerért, enélkül ugyanis könnyedén kudarcot vallhatunk.
Lényeges a feladatok személyre szabott kiszervezése, a megfelelő emberek, csapatvezetők megtalálása – nem szabad megfeledkezni róla, hogy eltérő szervezeti szinteken más-más kommunikációs gyakorlatra lehet szükség.
Természetesen a legkörültekintőbb tervezés esetén is felmerülhet ellenvélemény, amelyre alaposan fel kell készülni – egyszóval meg kell vizsgálni azokat az alkalmazottakat érintő hatásokat, amelyek a változásokkal együtt járnak és felelősségtudatosan, empatikusan kell kezelni a helyzetet.
A jelenlegi helyzet
gyakorlatilag megköveteli a webáruházaktól azokat a lépéseket, amelyeket eddig
is követniük kellett volna. Csakhogy most nem előnyhöz juttatja a
vállalkozásokat, hanem magas esélyt ad rá, hogy továbbra is jönni fognak a
vásárlók!
Válság idején a legfontosabb, hogy nem szabad csendben maradni. Fontos azonban, hogy a már megszokott, jól beállított automata leveleket mielőbb optimalizálni kell. Ugyanez vonatkozik a hirdetésekre is. Nagyon sok vállalkozás egyszerűen leállt a hirdetésekkel, holott talán nincs is fontosabb annál, hogy minél szélesebb körben a potenciális vásárlók tudtára adják: még működünk!
A hirdetéseket, csak úgy mint a webáruház struktúráját javasolt alapjaiban átdolgozni. Nagy hangsúlyt kell fektetni a raktárkészleten lévő termékek promotálására, hiszen a megnövekedett kereskedelmi célú import idő akár hetekkel elnyújthatja a kiszállítás idejét. Érdemes tehát a könnyen elérhető, esetleg raktárkészleten lévő termékeket kiemelni.
Érdemes utánajárni a lehetőségeknek, milyen extra, de keresett termékek beszerzésére van lehetőség. Az új termékek vonzzák a látogatókat, a visszatérő vásárlók mellett sok új, potenciális vevő is rátévedhet az oldalara, akiket esetleg érdekel webáruházad fő termékei is.
Javasolt folyamatosan tájékoztatni a vásárlókat arról, hogy jelenleg milyen hatással van a válság a cég működésére és lehetőség szerint meg kell őket nyugtatni. Ki kell emelni azokat az előnyöket, amelyek továbbra is elérhetőek mindenki számára – például a már említett nagy raktárkészlet.
Végezetük ki kell használni minden olyan kommunikációs
platformot, amelyen a cégnek lehetősége van megjelenni:
Social média felületek, ide sorolva a releváns csoportokban való kommunikációt,
Apróhirdetési oldalak, ahol legtöbbször ingyenesen is fel lehet kerülni
Javasolt megkeresni néhány releváns szaklapot, ahol esetleg a szakmai cikkeket ingyenesen fogadják vagy egyedi, kedvező árajánlatot nyújtanak
Sok portál fogékony rá, hogy hirdetésért cserébe hirdetést futtass a felületen. Biztosan van valahol hely a webshopodban vagy akár fel tudsz ajánlani egy helyet a hírleveledben, social média oldaladon.
Legutóbbi hozzászólások