Ne engedd, hogy elhatalmasodjon a munkahelyi stressz

Ne engedd, hogy elhatalmasodjon a munkahelyi stressz

Készíthetünk válságkommunikációs tervet, átalakíthatjuk a projecteket, tehetünk bármit, egy cég akkor is csak akkor fog igazán jól működni, ha a vezetők és az alkalmazottak egyaránt jól érzik magukat.

A koronavírus miatt a dolgozók többsége vagy otthoni munkára kényszerült vagy valamilyen szigorított munkakörnyezetben kell folytatniuk a munkát. Azokra a dolgozókra, akik a négy fal közé lettek zárva állandó nyomást gyakorol az egyedüllét, a megváltozott munkarend és azok a technikai problémák, amelyeket az otthoni munkavégzés idézett elő.

Legalább ekkora stressznek vannak kitéve azok az alkalmazottak is, akiknek nap mint nap be kell járniuk a munkahelyükre, kockáztatva az egészségüket a nagyobb mértékű személyes kapcsolattartás miatt.

Illetve természetesen nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy rengeteg munkahely áll a megszűnés fenyegetettségében, melynek gondolata önmagában óriási terhet ró mindenkire.

Tartós stressz hatására az emberi figyelem, a teljesítőképesség, a hatékonyság, a pontosság romlik, hosszú távon az egészségre is súlyos hatással lehet. Ennek oka, hogy a stressz alapvetően azt a célt szolgálja, hogy az embert egy olyan állapotba hozza, amelyből könnyű a menekülés: adrenalin és kortizol termelődik, a test több glükózt állít elő, hogy még több energia álljon rendelkezésre. Ez hasznos, ha az ember rablótámadás elől szeretne menekülni, hosszútávon azonban ez a megfeszült állapot számtalan egészségügyi problémához vezet. (Kezdve a fejfájástól, a különböző görcsökön át a szív- és érrendszeri problémákig.)

Talán említeni sem kell, hogy ez milyen negatívan hat a munkahelyi teljesítményre és milyen fontos a mielőbbi cselekvés.

Mit lehet tenni a munkahelyi stressz ellen krízishelyzetben?

A legfontosabb természetesen a folyamatos, őszinte, empatikus kommunikáció. Ne csak azért fordulj az alkalmazottadhoz, hogy közvetítsd felé a következő feladatot, hanem kérdezd meg, hogy van, hogy birkózik meg a jelenlegi helyzettel. Mondd el neki őszintén, hogy milyen hatással van és lehet a koronavírus járvány okozta krízis az ő helyzetére és mit lehet tenni a kockázatok minimalizálásáért.

Próbáld megtartani a megszokott szintű elvárásokat, ne növeld és ne csökkentsd a feladatokat, hiszen több munka esetén még nagyobb lesz a nyomás, a kevesebb feladat pedig szintén a munkakör megszűnésének gondolatát ébresztheti.

Fontos, hogy ne csak az alkalmazottak jól létére, hanem a sajátodra is ügyelj. Ahhoz, hogy tiszta fejjel, nyugodtan tudj dolgozni, magadat is meg kell kímélned a túlzott nyomástól. Tarts megfelelő mennyiségű pihenőt és ami a legfontosabb, hogy beszéld meg a problémákat, ne egyedül akarj mindent megoldani.


Csak óvatosan!

Csak óvatosan!

Mint tudjuk a jelenleg kialakult helyzet miatt gazdasági visszaesés tapasztalható közel minden szektorban. Sok gazdasági elemző szerint az érdemi javulás 2021-től várható. A piaci szereplők kivárnak, bizonytalan a pénzügyi szektor és nincs ezzel másképp a termelési szegmens sem.

Bár történtek gazdaság élénkítő intézkedések az állam részéről, sajnálatosan sok cég választja a tömeges elbocsájtást mint megoldást, hogy valamelyest kompenzálja a hiányokat.

Mindenki tudja, hogy a jelenlegi helyzet mindenkit próbára tesz. Tudjuk, hogy a fizetések csökkentése nehezen kivitelezhető, de ha egy csoport közösen határozza el magát, hogy önkéntesen lemond bizonyos százalékáról a jövedelmének, alternatív megoldást jelenthet. Itt most nem térnék ki a kollektív szerződésekre, de egy cégen belüli felmérés után lehet következtetni, hogy ki, melyik lehetőséget választaná. Vagy megszűnik a munkaviszony, vagy meghatározott ideig csökkentet bér kerül kifizetésre, amit egy üzemi tanáccsal, illetve egyes szakszervezeteket bevonva érvényesíteni lehetne. Igen, ez egy rögösebb út, de dolgozói szemmel még mindig biztosabb lehet, mint a munkanélküliség.

Ha végképp nincs más megoldás, és nem tudjuk megtartani dolgozóinkat, tegyük azt racionálisan, olyan érveket felsorakoztatva, amely a jövőben megkönnyíti a cég fellendülését. Hogy miért is adtam ezt a címet ennek a cikknek?

Az nem más, mint a tudásbázis, a lojalitás, elkötelezettség!

Egy cégen, szervezeten belül, legyen az bármelyik szegmens (fizikai vagy szellemi dolgozó), ezen három alapelv mindenhol megtalálható.

  • Tudásbázis:

A tudásbázis elengedhetetlen egy cég életében. Vannak olyan emberek, akik tisztában vannak a folyamatok, termelési igények, produktivitás minden fortélyával, legyen az egy gyártósoron lévő összeszerelő munkatárs, vagy egy autóipari konstruktőr.

Határozzunk meg kulcspozíciókat, kulcsembereket, akiknek a pótlása igen sok időt venne igénybe. Törekedjünk arra, hogy a tudás megosztott legyen. Ahol az információk többsége egy kézben van, ott nagyobb a kitettség. Egy ilyen ember elvesztése a jövőben hatalmas anyagi károkat szülhet. Legyen az csak a betanulási idő, vagy rosszabb esetben, a dolgozó által elkövetett hibák, esetleg selejt.

Mivel nem biztos, hogy elsőre megtaláltuk az ideális jelöltet, így ez a kár sokszorozódhat. Ezek az összegek pozíciótól függően több millió forintos nagyságrendűek lehetnek, de rengetegszer találkozhatunk extrém esetekkel is, mint például egy gépi forgácsoló operátor, aki nem megfelelően kezelte a gépet, ezzel összetörte azt. Egy ilyen gép javítása több tíz millió forintba is kerülhet, ez egy dolgozó több éves fizetése.

  • Lojalitás:

Vannak olyan beosztottak, akik nem érzik jól magukat a munkakörnyezetükben, elégedetlenek a fizetésükkel, a vezetőjükkel, az irányelvekkel, és még lehetne sorolni. Az ilyen beosztottak munkaminősége, hatékonysága, vagy csak a ténylegesen munkával töltött idejük nagyban eltérhet a kiegyensúlyozott társaikkal szemben. Mivel a produktivitásuk kevesebb, így előfordulhat, hogy egy bizonyos pozícióra több alkalmazott áll rendelkezésre. Törekedjünk arra, hogy a problémák felszínre kerüljenek, és megfelelően ösztönözzük a munkavállalót.

  • Elkötelezettség:

Valamilyen szinten rokonságot élvez a lojalitással, de ezzel visszakanyarodnék bevezetőm második felére. Egy olyan munkatárs, aki hajlandó önként lemondani fizetése bizonyos százalékáról azért, hogy a cég megőrizhesse versenyképességét, talpon tudjon maradni, a jövőben is valószínűsíthető, hogy rugalmasabban kezeli a cég által meghozott döntéseket, kooperatívabban áll a feladatok elvégzéséhez. Ne felejtsük, a beosztottakat ne utasítsuk, hanem kérjük!

Záró szóként, ha az elbocsájtás mellett döntünk, tegyük azt humánusan! Bárkinek nagy traumát okozhat egy ilyen lépés, főként a jelenlegi gazdasági helyzetben. Törekedjünk az őszinteségre, a közvetlen kommunikációra, illetve emeljük ki pozitív tulajdonságait. Ha visszavárják az alkalmazottat, nyomatékosan emeljék ki! Ne hagyjunk kétséget, nyitott kérdést, győződjünk meg róla, hogy kielégítő információval láttuk el, és a legfontosabb, érveket sorakoztassunk fel, hogy miért szükséges a létszám csökkentése. Ezt ha tudjuk, gazdasági mutatókkal támasszuk alá!


Hogyan irányíts távolról?

Hogyan irányíts távolról?

A távolról történő irányítás kétségkívül sokkal nehezebb feladat, mint mikor nap mint nap látod az alkalmazottaidat. A koronavírus miatt home office-ba kényszerült csapat esetében ez még inkább komolyabb kihívás, hiszen se a vezető, se az alkalmazottak nincsenek hozzászokva a munkavégzés ezen formájához. Ezúttal a távmunka hatékonyságának növelésére hoztunk néhány javaslatot.

Vezetőként minden kétséget kizáróan neked kell jól átállnod legelőször az otthoni munkavégzésre. Ez sajnos sokkal több munkát jelent, hiszen a cél a rendszeres kommunikáció minden alkalmazottal. Ha elhanyagolod a rendszeres visszacsatolásokat, történjék az írott vagy szóbeli formájában, mivel nem látnak, úgy fogják gondolni, visszavettél a tempóból.

A legoptimálisabb meghatározni azokat az idősávokat, amikor a kollégákat el lehet érni és amikor ténylegesen folyik a munka. A különleges helyzetre való tekintettel sokkal empatikusabban, rugalmasabban kell kezelni a törzsidőt. Nem szabad elfeledkezni róla, hogy például sok helyen most nem megoldott a gyermekek elhelyezése, az alkalmazottaidnál jobban nem fogod tudni megmondani, hogy számukra mikor a legmegfelelőbb az otthoni munkavégzés, természetesen racionálisan és a vállalkozás céljait figyelembe véve.

Nagyon fontos, hogy vezetőként mindig legyél elérhető és készülj fel rá, hogy nem megszokott időkben is előfordulhat, hogy megcsörren a telefonod.

Tehát fókuszálj elsősorban az eredményekre, tűzz ki határidőket és engedd a munkatársakat egy kicsit szabadabban dolgozni. Ha úgy érzed ez nem működik, érdemes előtte tervet kérni tőlük, hogy pontosan milyen lépésekben gondolják a megvalósítást. Ezáltal nő a kreativitásuk, te is jobban fogod látni az ő meglátásaikat és a bizalom is hamarabb kialakul.

Ami viszont a legfontosabb, legyél kicsit türelmesebb és megértőbb. Hagyj időt a munkatársaknak az átállásra, hogy megszokják az „új” környezetet, a technikákat.

A legzavaróbb dolgok videókonferencia esetén

A legzavaróbb dolgok videókonferencia esetén

A koronavírus járvány gyakorlatilag ránk kényszerítette a videókonferenciás beszélgetések aktív használatát. Skype, Zoom, Massanger, Viber – a cégek a legkülönbözőbb szoftverek segítségével igyekszenek legyőzni a csapattagok közötti távolságot. Fontos azonban, hogy a videókonferenciát alaposan elő kell készíteni, különben a megbeszélés indokolatlanul hosszúra nyúlhat és akár még demotiválóvá is válhat.

Rengeteg cikkben említik, hogy a videós konferenciához tetőtől talpig fel kell öltözni és illő munkakörnyezetet szükséges kialakítani. Ebben a cikkben azonban nem az alapvető etikettet olvashatod, hiszen egy megfelelően kiépített szervezeti kultúra esetén nem kérdés, hogy az alkalmazottak megtisztelik egymást a konferenciához illő öltözettel.

A következő sorokban inkább azokról a gyakori zavarótényezőkről lesz szó, amelyek minden jóakaratunk ellenére rontják a videókonferencia összképét.

A megfelelő környezet megválasztása

A koronavírus idején a munkavállalók nagy hányada a saját otthonából végzi a feladatait. Mind tisztában vagyunk vele, hogy az otthoni környezet eltér a munkahelyitől, mégis törekedni kell rá, hogy ez a lehető legkevésbé legyen észrevehető. Így a videókonferencia idejére lehetőleg ne hagyjuk a háziállatot a szobában játszani és gondoskodjunk róla, hogy más családtagok ne zavarják meg a beszélgetést.

Fontos, hogy a lehető legcsendesebb szobát válaszd és a konferencia idejére tartsd zárva az ablakokat, hiszen a beszűrődő hangok tönkretehetik a hívás minőségét.

Nem szabad megfeledkezni róla, hogy az ablakból beszűrődő fény zavarhatja a videópartneredet, illetve teljesen eltorzíthatja a videóképedet, ezzel a nonverbális jelek elvesznek, a prezentációs elemek használata pedig meghiúsul.

Ügyelj a hang minőségére is

Egy dolog a tiszta kép, de talán még fontosabb az, hogy jól értsük egymás beszédét. Ez egyrészt a technikán, másrészt viszont rajtad múlik.

Ügyelj a tiszta, érthető beszédre és beszélj a megszokott hangszíneden. Attól még, hogy nem szemtől szemben álltok egymással, nem kell emelkedett hangon beszélni. Ez főképp akkor zavaró, ha többen vagytok a beszélgetésben, a lehalkított hangszórók miatt ugyanis mindenki más elcsendesül.

Fontos megvárni, míg a másik végez a mondanivalójával. Viszont amint észreveszed, hogy valami történt a technikával és nem hallod a másikat, jelezd felé valamilyen módon. Ha ő sem hall téged, érdemes használni a „chat” funkciót, hogy minél előbb eljusson hozzá az üzenet: valami nincs rendben a mikrofonjával.

Ügyelj rá, hogy csak annyi embert hívj meg a beszélgetésbe, amennyire valóban szükség van. Bár a programok lehetővé teszik a nagy létszámú konferenciabeszélgetéseket, de sokkal nagyobb valószínűséggel lehet számolni technikai problémákkal.

Ingyenes online programok, amelyekkel home office-ban is hatékony a csapatmunka

Ingyenes online programok, amelyekkel home office-ban is hatékony a csapatmunka

A jelenlegi helyzetben nincsen lehetőség a személyes találkozókra, így a megszokott egyeztetések, prezentációk a megszokottnál bonyolultabb módon valósíthatóak meg. Szerencsére a világhálón ma már számtalan olyan program áll rendelkezésre, amelynek segítségével legalább olyan hatékony a csapatmunka, mintha csak egymás mellett ülnétek az íróasztalnál. Ráadásul a legfontosabb programok általában ingyenesen állnak rendelkezésre. Hoztunk néhány programot, amelyet mindenképpen érdemes kipróbálnod, ha hatékonyabbá szeretnéd tenni a csapatmunkát!

Videós konferenciák

Szerencsére már kevesen vannak, akik nem ismernek egyetlen programot sem, amelyen keresztül webkamera segítségével videós online konferencia kezdeményezhető. Több alternatívája is létezik, ráadásul ha elég körültekintő az ember, akkor a telepítéstől is megkímélheti magát.

A legismertebb közülük talán a Skype, amelyen keresztül nem csak online hang- vagy videós hívást kezdeményezhetünk, de valós idejű chat funkcióval is rendelkezik és gyors, praktikus fájlmegosztóként is alkalmazható. A hanghívásokról felvételt készíthetünk és akár egyszerre 50-en is bekapcsolódhatnak a beszélgetésbe. Az egyik leghasznosabb funkciója a képernyőmegosztás, amelynek segítségével könnyedén megmutathatjuk, mit látunk magunk előtt a számítógépen.

Sokan nem tudják, de a Skype online is működik a Skype hivatalos oldaláról, tehát nem szükséges az applikáció platformra történő telepítése a használathoz.

Ugyanilyen népszerűségnek örvendett a nem rég botrányba keveredett Zoom is, amelyet adatvédelmi hiányosságok miatt egyre kevesebb vállalkozás használ. A program egyébként hasonlóan működik, mint a Skype, azzal a különbséggel, hogy online meghívók küldhetőek egymásnak, a konferenciabeszélgetéseket így akár időzíthetjük is.

Online kreatív szoba

Bannereket, szórólapokat, kiadványokat, prezentációkat és sok más egyéb kreatív anyagot készíthetünk a Canva program segítségével. A program számtalan sablont kínál, amelybe saját képeinket behelyettesítve pillanatok alatt profi grafikai munka érhető el. A programon keresztül egyébként ingyenes és fizetős képekhez is hozzájuthatunk, de akár a számítógépen található képeinket is betölthetjük, amelyet ezt követően bármikor megtalálunk a képtárban.

Ami azonban olyan nagyszerűvé teszi a programot, az az, hogy munkatársainkat is meghívhatjuk és csoportosan dolgozhatunk egymás grafikai tervein.

A Canva egyébként alapvetően ingyenes, csupán néhány kényelmi funkciót kínálnak pénzért – például a megkezdett grafikai munka átméretezésének lehetőségét, ami bizony sokszor hasznosnak bizonyulhat.

Természetesen nem lehet nem szót ejteni a Google Drive programjairól

Felhasználók milliói használják nap mint nap a Google Drive nagyszerű és ingyenes programjait. Excel, word, power point, űrlapok és sok más hasznos alapprogram, amelyet valós időben egyszerre szerkeszthetünk a kollégákkal és amely automatikus mentéssel biztosítja, hogy a munkánk soha ne vesszen kárba. Sőt, akár vissza is állíthatjuk az előzményeket és pontos dokumentációt láthatunk arról, ki mikor és mit módosított az adott fájlban.

Online táblarajz

A Google Drive dokumentumai között is találhatunk rajzprogramot, de ha csak nem kombináljuk konferenciabeszélgetéssel, nem tudunk olyan hatékonyan dolgozni benne, mint a Draw.chat online alkalmazásban. Ebben az online programban nem csak hogy számtalan szerkesztési lehetőséget helyeztek el, de a szobát URL segítségével megoszthatjuk másokkal is és az oldalsó sávban hang-videó és chat funkciókkal is felruházták. A program az előzőekhez hasonlóan teljesen ingyenesen használható.