A Kanban alapvetően hirdetőtáblát jelent, ami lényegében a projectek vizuális megjelenítésére utal, amely egyrészt átláthatóvá teszi a project alakulását, másrészt egy hatékony kommunikációs eszközként is szolgál.

Ahhoz, hogy megértsük, miért is van erre szükség, érdemes rögtön egy gyakorlati példával élnünk. Tegyük fel, hogy van egy nagy tábla az iroda közepén, ahol fel vannak sorakoztatva egymás alá a munkafolyamatok ellátásához szükséges eszközök. Tételezzük fel, hogy az eszközök jelentik egy táblázat első oszlopát. A következő három oszlop legfelső celláiban sorban a következő címkék szerepelnek: készleten, fogyóban, elfogyott. Amikor a ceti az elfogyott oszlopba kerül, a kijelölt kolléga elmegy beszerezni az adott tételt.

Hogy néz ki egy ideális Kanban táblázat?

A táblázat határozatlan számú oszlopból áll, annak függvényében, milyen szakaszokra kívánod felosztani a feladatot. Az oszlopok minden esetben a munkafolyamat adott szakaszát jelölik – például előkészítés alatt, folyamatban, ellenőrzés alatt, kész.

A sorokban a különböző felvett feladatok, projectek találhatóak. Mikor egy munkatárs elindít egy projectet, betesz egy cetlit az előkészítés alatt álló oszlopba a project sorában. Ahogy halad előre a feladat, úgy kerül előrébb az adott címke. A tábla elkészítése kidomborítja az elakadásokat, feltárja az esetleges problémákat és mindenekelőtt már ránézésre látszik, hogy egy-egy munkafolyamat éppen hol áll, ezzel megspórolva az utánajárás, felesleges megbeszélések idejét.

A cetlire, amely a cellákba kerül, javasolt a project legfontosabb információt felírni. Természetesen a konkrét feladat nevét, a project felelősét, elérhetőségét, a feladat elvégezésének határidejét és a rászánt keretidőt például.

A Kanban módszer korlátozza a táblázatba felvehető munkafolyamatok számát. Ez annyit takar, hogy addig nem lehet felvenni új projectet, amíg van nyitott feladat. Ez arra készteti a dolgozókat, hogy igyekezzenek mielőbb kivitelezni a megkezdett feladatot. Ha például egy probléma merül fel, az alkalmazott nem fog elkezdeni a megoldás utánajárása helyett egy másik projecten dolgozni.

Ezzel szemben a Scrumban (Kanban és a Scrum módszer ötvözete) sprinterekben gondolkodik. Egyszerre több project is indítható, de a táblán nem lehet több megnyitott folyamat annál, mint amennyit egy adott sprintben meg tudnak valósítani.

Ma már nem probléma távmunkában sem alkalmazni a Kanban módszert!

Léteznek olyan szoftverek, amelyek hasonló célra lettek létrehozva. Ilyen például a online Trello program, ahol különböző táblákat lehet létrehozni és megosztani a kollégák között. (Többek között, a szoftver még sok más hasznos dologra is használható!) A létrehozott virtuális táblákon oszlopokba rendezve, színekkel jelölve lehet nyomon követni a folyamatokat, így nem szükséges a fizikai jelenlét ahhoz, hogy a cégen belül hatékonyan működjön ez a fajta kommunikáció.

Kép: Pixabay.com

Kosár
0