Kanban módszer a gyakorlatban

Kanban módszer a gyakorlatban

A Kanban alapvetően hirdetőtáblát jelent, ami lényegében a projectek vizuális megjelenítésére utal, amely egyrészt átláthatóvá teszi a project alakulását, másrészt egy hatékony kommunikációs eszközként is szolgál.

Ahhoz, hogy megértsük, miért is van erre szükség, érdemes rögtön egy gyakorlati példával élnünk. Tegyük fel, hogy van egy nagy tábla az iroda közepén, ahol fel vannak sorakoztatva egymás alá a munkafolyamatok ellátásához szükséges eszközök. Tételezzük fel, hogy az eszközök jelentik egy táblázat első oszlopát. A következő három oszlop legfelső celláiban sorban a következő címkék szerepelnek: készleten, fogyóban, elfogyott. Amikor a ceti az elfogyott oszlopba kerül, a kijelölt kolléga elmegy beszerezni az adott tételt.

Hogy néz ki egy ideális Kanban táblázat?

A táblázat határozatlan számú oszlopból áll, annak függvényében, milyen szakaszokra kívánod felosztani a feladatot. Az oszlopok minden esetben a munkafolyamat adott szakaszát jelölik – például előkészítés alatt, folyamatban, ellenőrzés alatt, kész.

A sorokban a különböző felvett feladatok, projectek találhatóak. Mikor egy munkatárs elindít egy projectet, betesz egy cetlit az előkészítés alatt álló oszlopba a project sorában. Ahogy halad előre a feladat, úgy kerül előrébb az adott címke. A tábla elkészítése kidomborítja az elakadásokat, feltárja az esetleges problémákat és mindenekelőtt már ránézésre látszik, hogy egy-egy munkafolyamat éppen hol áll, ezzel megspórolva az utánajárás, felesleges megbeszélések idejét.

A cetlire, amely a cellákba kerül, javasolt a project legfontosabb információt felírni. Természetesen a konkrét feladat nevét, a project felelősét, elérhetőségét, a feladat elvégezésének határidejét és a rászánt keretidőt például.

A Kanban módszer korlátozza a táblázatba felvehető munkafolyamatok számát. Ez annyit takar, hogy addig nem lehet felvenni új projectet, amíg van nyitott feladat. Ez arra készteti a dolgozókat, hogy igyekezzenek mielőbb kivitelezni a megkezdett feladatot. Ha például egy probléma merül fel, az alkalmazott nem fog elkezdeni a megoldás utánajárása helyett egy másik projecten dolgozni.

Ezzel szemben a Scrumban (Kanban és a Scrum módszer ötvözete) sprinterekben gondolkodik. Egyszerre több project is indítható, de a táblán nem lehet több megnyitott folyamat annál, mint amennyit egy adott sprintben meg tudnak valósítani.

Ma már nem probléma távmunkában sem alkalmazni a Kanban módszert!

Léteznek olyan szoftverek, amelyek hasonló célra lettek létrehozva. Ilyen például a online Trello program, ahol különböző táblákat lehet létrehozni és megosztani a kollégák között. (Többek között, a szoftver még sok más hasznos dologra is használható!) A létrehozott virtuális táblákon oszlopokba rendezve, színekkel jelölve lehet nyomon követni a folyamatokat, így nem szükséges a fizikai jelenlét ahhoz, hogy a cégen belül hatékonyan működjön ez a fajta kommunikáció.

Kép: Pixabay.com

Tévhitek az agilis cégvezetésről

Tévhitek az agilis cégvezetésről

Az agilis vezetés szemlélete egyre népszerűbb a cégvezetők körében, azonban mint minden irányelv esetében, itt is megjelent néhány tévhit, amit itt az ideje eloszlatnunk! Kétségkívül, ahogy a neve is mutatja, az agilis vezetés irányelvei alapján működő cégek hatékonyan működnek, az ügyfélelégedettség pedig kimagasló. Azonban fontos leszögezni, hogy a már korábban bemutatott agilis elvek alapján működő cégek ugyanolyan keményen megdolgoznak a sikerért! Ezúttal összeszedtünk néhány gyakran felmerülő tévhitet az agilis menedzsment kapcsán.

1.Elhanyagolható a dokumentáció?

Természetesen nem. A dokumentáció, bármilyen irányelvek alapján működik is a cég, elkerülhetetlen. Képzeld csak el, mekkora káosz lenne dokumentáció, visszakövethetőség nélkül. Különbség valóban van, hiszen csak a legfontosabb dolgokat dokumentálják, így könnyebben visszakövethetőek a munkafolyamatok.

2.Kevesebb a munka?

Az agilis vezetés irányelveit követve nem a tényleges munka mennyisége csökken, hanem azok a tevékenységek szüntethetőek meg, amelyek a hatékony munkát gátolják. Felesleges munkafolyamatok, duplán elvégzett feladatok, félreértésből adódó tevékenységek, hosszas, nem átgondolt megbeszélések és még sorolhatnánk. Ezek helyett, a cég olyan feladatokat lát el, amelyek hasznosak, előre visznek, gyorsítják a kivitelezést.

Tegyük fel, hogy érkezik egy megrendelés egy beléptetőrendszerre. Attól még, hogy a kivitelezők nem végeznek felesleges munkát, lényegre törő megbeszéléseket folytatnak, felosztják a munkafolyamatokat, hatékonyan összedolgoznak, mindezek által pedig időben elkészül a kész termék, a beléptetőrendszer szoftverét ugyanúgy meg kell írni. A jól kiosztott részfeladatok, a rendszeres, hatékony egyeztetések valóban elősegítik a gyorsabb átadást, azonban a felszabadult időben az alkalmazottak ugyanúgy hasznos feladatokat látnak el. Összességében nem a munka lesz kevesebb, hanem a felesleges munkafolyamatokat hasznos tevékenységek váltják fel.

3. Minden project esetében alkalmazható az agilis vezetés?

Az agilis vezetés ágazatait – Scrum módszertan, Lean menedzsment például – lehet ötvözni, amellyel olyan cégek is működhetnek agilis formában, akikre egy-egy irányzat követelményeit nem teljes egészében megfeleltetni.

Előfordulhat, hogy egy cégnél látszólag minden adott az agilis módszertan bevezetéséhez, a gyakorlat viszont nem ezt mutatja. Ebben az esetben lényeges megvizsgálni a feltételeket:

  • Gyakorlott, nagy szakértelemmel rendelkező munkatársak végzik a projectet?
  • Lehetőséget nyújt a cég, hogy a kivitelezők kapcsolatba léphessenek az ügyféllel?
  • Képes elfogadni a vezetőség, hogy az alkalmazottak is döntést hozzanak?
  • A feltételek adottak a gyors kommunikációra?

Ha nem, érdemes újragondolni a választást vagy változtatásokat eszközölni. A gyakorlat egyébként azt mutatja, hogy az agilis vezetés nem javasolt például olyan cégek esetében, ahol a munkafolyamatok kiszervezetten, több helyszínen zajlanak, illetve, ahol a szervezeti kultúra, a vezetés túlságosan autoriter jellegű.

Lean menedzsment – sikeres működés, veszteségek nélkül!

Lean menedzsment – sikeres működés, veszteségek nélkül!

A lean egy olyan vállalatirányítási módszer, amelynek alkalmazásával radikálisan csökkenthető a kivitelezési idő, növelhető az ügyfélelégedettség és jóval termelékenyebbé tehető a cég. A lean önmagában „soványat” jelent, amely tökéletesen utal a menedzsment egyik legfontosabb elvére: a felesleges munkafolyamatok csökkentésére. Milyen elvek alapján működik a lean menedzsment és milyen általános előnyei vannak? Az alábbi cikkben erről tudhatsz meg többet!

Ha nagyon egyszerűen akarjuk megfogalmazni a lean menedzsment lényegét, akkor mondhatjuk, hogy a lean elvek alapján működő cégek törekednek a felesleges munkafolyamatok kiküszöbölésére. Ahhoz, hogy ez megvalósulhasson, a lean menedzsment alapján működő cégek igényfelméréssel nyitják a munkafolyamatokat.

Az igényfelmérés többnyire közvetlenül a helyszínen történik, amelynek köszönhetően könnyebben feltérképezhető a valódi szükséglet. A tárgyalás során azokra a feladatokra összpontosít, amely valóban értéket teremt, minden mást igyekszik hárítani. Azokat a folyamatokat, amelyek nem teremtenek értéket, nem realizálnak profitot, a lean veszteségként könyveli el. Törekszik ezeket a folyamatokat megszüntetni, a felesleges munkafolyamatokat kiküszöbölni. Így, hogy a cég nem végez felesleges munkát, a ciklusidők rövidülnek, így az egyrészt nő az ügyfélelégedettség, másrészt több munkát képes vállalni a cég. A termelékenység, hatékonyság akár a duplájára, triplájára is növekedhet!

Ezzel párhuzamosan tűpontosan meghatározza azokat a feladatokat, erőforrásokat, eszközöket, amelyre szükség van, valamint időt társít hozzá. Az erőforrásokat úgy szabja meg, hogy a vásárló folyamatosan, maximálisan ki legyen szolgálva.

A project indítását követően a monitorozás nem áll meg – állandóan keresik azokat a részfeladatokat, amelyek szükségtelenek, ezzel növelve az agilitást.

Az optimalizált működés eredménye, hogy a cég jóval több munkát tud vállalni, amellett, hogy nő az ügyfélelégedettség. A vállalat kevesebb selejtet termel, kisebb adminisztrációs munkával kell számolnia és szorosabb ügyfélkapcsolat alakul ki. A lean menedzsment egyik kiemelkedő szemlélete, hogy bármilyen feladatot végez, azzal értéket teremt, amiből nem csak a cég, de mindenki profitál. Tulajdonképpen win-win megállapodásokra törekszik, ezzel biztosítva a hosszútávú sikeres működését.