A koronavírus járvány gyakorlatilag ránk kényszerítette a videókonferenciás beszélgetések aktív használatát. Skype, Zoom, Massanger, Viber – a cégek a legkülönbözőbb szoftverek segítségével igyekszenek legyőzni a csapattagok közötti távolságot. Fontos azonban, hogy a videókonferenciát alaposan elő kell készíteni, különben a megbeszélés indokolatlanul hosszúra nyúlhat és akár még demotiválóvá is válhat.

Rengeteg cikkben említik, hogy a videós konferenciához tetőtől talpig fel kell öltözni és illő munkakörnyezetet szükséges kialakítani. Ebben a cikkben azonban nem az alapvető etikettet olvashatod, hiszen egy megfelelően kiépített szervezeti kultúra esetén nem kérdés, hogy az alkalmazottak megtisztelik egymást a konferenciához illő öltözettel.

A következő sorokban inkább azokról a gyakori zavarótényezőkről lesz szó, amelyek minden jóakaratunk ellenére rontják a videókonferencia összképét.

A megfelelő környezet megválasztása

A koronavírus idején a munkavállalók nagy hányada a saját otthonából végzi a feladatait. Mind tisztában vagyunk vele, hogy az otthoni környezet eltér a munkahelyitől, mégis törekedni kell rá, hogy ez a lehető legkevésbé legyen észrevehető. Így a videókonferencia idejére lehetőleg ne hagyjuk a háziállatot a szobában játszani és gondoskodjunk róla, hogy más családtagok ne zavarják meg a beszélgetést.

Fontos, hogy a lehető legcsendesebb szobát válaszd és a konferencia idejére tartsd zárva az ablakokat, hiszen a beszűrődő hangok tönkretehetik a hívás minőségét.

Nem szabad megfeledkezni róla, hogy az ablakból beszűrődő fény zavarhatja a videópartneredet, illetve teljesen eltorzíthatja a videóképedet, ezzel a nonverbális jelek elvesznek, a prezentációs elemek használata pedig meghiúsul.

Ügyelj a hang minőségére is

Egy dolog a tiszta kép, de talán még fontosabb az, hogy jól értsük egymás beszédét. Ez egyrészt a technikán, másrészt viszont rajtad múlik.

Ügyelj a tiszta, érthető beszédre és beszélj a megszokott hangszíneden. Attól még, hogy nem szemtől szemben álltok egymással, nem kell emelkedett hangon beszélni. Ez főképp akkor zavaró, ha többen vagytok a beszélgetésben, a lehalkított hangszórók miatt ugyanis mindenki más elcsendesül.

Fontos megvárni, míg a másik végez a mondanivalójával. Viszont amint észreveszed, hogy valami történt a technikával és nem hallod a másikat, jelezd felé valamilyen módon. Ha ő sem hall téged, érdemes használni a „chat” funkciót, hogy minél előbb eljusson hozzá az üzenet: valami nincs rendben a mikrofonjával.

Ügyelj rá, hogy csak annyi embert hívj meg a beszélgetésbe, amennyire valóban szükség van. Bár a programok lehetővé teszik a nagy létszámú konferenciabeszélgetéseket, de sokkal nagyobb valószínűséggel lehet számolni technikai problémákkal.